读透ISO/IEC17025 | 怎样管控检测或校准合同中存在的偏离?

实验室在对客户开展检测或校准服务过程中,往往会因为各种原因而产生偏离,这些偏离必须得到有效的管理和控制,否则会影响实验室服务的完成质量,甚至会导致实验室严重的经济损失,其实偏离的控制也就是风险的控制。

ISO/IEC17025:2017 标准之所以对实验室如此重要,不仅是因为它是实验室认可的准则,也是因为它明确告知了实验室应该怎么管控风险,对于检测合同的偏离的管控,其中的第4.4章节“要求、标书和合同的评审”中明确规定:

  • 条款4.4.1中要求“客户的要求或标书与合同之间的任何差异,应在工作开始之前得到解决。每项合同应得到实验室和客户双方的接受”;
  • 条款4.4.4中要求“对合同的任何偏离均应通知客户”;
  • 条款4.4.5中要求“工作开始后如果需要修改合同,应重复进行同样的合同评审过程,并将所有修改内容通知所有受到影响的人员”。
  • 条款4.4.1中的“差异”及条款4.4.4中的“偏离”发生在合同评审阶段,对这种偏离的处理,实验室应该做到如下几点进行管控:
  • 识别——实验室在开展合同评审时,需要由经验丰富的技术人员对客户的要求或标准规范进行详细的阅读理解,识别实验室实际技术能力和资源情况是否能够完全满足客户的要求,比如实验室设备的精度是否满足客户的技术要求,是否能够满足客户对于完成时间的要求等;
  • 沟通——差异或偏离一旦被识别出来后,就需要和客户进行沟通,确认客户是否接受差异或偏离的存在,比如客户申请的防尘试验标准中规定了粉尘是波特兰水泥,而实验室实际使用的是滑石粉,则需要和客户沟通是否接受使用滑石粉代替波特兰水泥,这过程中所有的沟通需要以书面形式进行;
  • 记录——如果客户接受差异或偏离的存在,则需要将存在的差异或偏离记录在与客户签订的合同中,至少应该将客户同意的书面记录保存起来,以免今后出现纠纷。

只有将客户的要求与合同之间的所有差异或偏离充分识别出来,与客户沟通并得到客户接受后检测或校准工作才能开始,否则就会给实验室带来严重的财务风险。

条款4.4.5中规定的“修改合同”则是工作开始后的偏离,对这种偏离的处理,实验室需要做到如下几点进行管控:

  • 记录——无论因客户原因还是实验室原因产生的合同修改,都需要进行详细的记录,由相应的责任人签字确认或发书面通知确认,为接下来的处理留下凭证和依据;
  • 重新评审——合同的内容发生修改后,实验室需要重新对合同进行评审,确认实验室是否能继续满足修改后合同规定的技术或时限要求等;
  • 通知——合同发生修改后,务必将变动或偏离的情况及时通知到所有相关人员,尤其要通知执行检测或校准的人员,并得到所有相关人员的确认,否则,会发生合同虽已经修改,但还是按照原来的执行的情况发生。

实验室如果完全按照上述的管控方法对检测或校准工作中的偏离进行管控,就能够最大限度地消除合同履行中存在的风险,不仅能够获得客户的好评,还能避免不必要的财务损失。